Forderungscontrolling: damit Sie zu Ihrem Geld kommen



Forderungsmanagement mit SMH
Mehr als die Hälfte aller mittelständischen Unternehmen in Deutschland hatte im Jahr 2002 laut Creditreform mit Folgeschäden aus Insolvenzen zu rechnen. Dabei wurde in der Regel mehr als ein Prozent des Gesamtumsatzes „vernichtet“ – und diese Tendenz ist noch steigend. Parallel dazu erhöht sich der durchschnittliche Zahlungsverzug und damit steigt die Neigung, dass Außenstände zu unfreiwillig gewährten billigen Krediten umdefiniert werden. Diese wiederum können Klein- und Mittelbetriebe, die über wenig Eigenkapital und nicht genügend Liquidität verfügen, in ihrer Existenz gefährden.
Um solchen Entwicklungen und Bedrohungen vorzubeugen, ist ein optimales und zielgerichtetes Forderungscontrolling und Debitorenmanagement Gebot der Stunde. Hinzu kommt, dass auch die Warenkreditversicherer im Gegenzug die Absicherung durch immer strengere Zugangskriterien und restriktivere Abläufe erschweren. Die Neuregelung der Kreditvergabe durch die Kriterien von Basel-II wiederum weisen der Liquidität des Unternehmens allergrößte Bedeutung zu – schließlich sind für ein Kreditinstitut offene Forderungen erst dann wirkliche Umsätze, wenn sie tatsächlich auf dem Bankkonto des Unternehmens gebucht werden.
SMH stellt Ihnen zahlreiche Funktionen und Programme zur Verfügung, mit der Sie Ihr Forderungsmanagement effektiv und vor allem jederzeit aktuell optimieren können. Neben der Möglichkeit, unterschiedlichste Zahlungsziele zu definieren und mit Ihren Kunden abzustimmen, und der Durchführung einer weitgehend automatisierten unverzüglichen Rechnungsstellung als Voraussetzung für einen möglichst schnellen Zahlungseingang, sind vor allem die Instrumente zur Überwachung des Zahlungsverhaltens und der Planbarkeit des Geldflusses von Bedeutung.

Gut durchdachtes und organisiertes Mahnwesen
Mit der SMH-Fibu steht Ihnen ein komplettes Mahnsystem zur Verfügung, das durch detaillierte Parametersteuerung auf alle erdenklichen Abläufe vorbereitet ist. Bis zu 9 Mahnstufen ermöglichen eine gezielte Analyse, alle Entwicklungen werden gespeichert und protokolliert, so dass pro Kunde und Beleg eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Der Mahnlauf kann bei Bedarf im Nachtlauf eingebunden automatisiert abgerufen werden, die tägliche Kontrolle ist damit sichergestellt.)

Entwicklung der Zahlungsmoral
Durch den ständigen Vergleich zwischen festgelegtem Zahlungsziel und tatsächlich erfolgtem Zahlungseingang auf Belegebene kann eine ständig aktualisierte Übersicht über die Entwicklung der Zahlungsmoral Ihrer Debitoren abgerufen werden. Verschiedene Vergleichsebenen z.B. nach Betragshöhe oder nach bestimmten Zeiträumen liefern umfangreiche Informationen zur Bewertung.

Planung von Ein- und Auszahlungen
Die Auswertung der erreichten Zahlungsziele ermöglicht pro Kunde bzw. kundenübergreifend natürlich auch eine Aussage darüber, wann eine neue offene Forderung voraussichtlich beglichen wird. In Verbindung mit einer Analyse Ihres OP-Bestandes im Kreditorenbereich und den dort hinterlegten Zahlungszielen lässt sich dann wiederum eine ungefähre Aussage über die zukünftig zu erwartenden Zahlungsein- und –ausgänge und – in Verbindung mit weiteren unternehmensspezifischen Faktoren – über die Bonität treffen.

Überwachung der Zahlungseingänge
Zentraler Punkt im Forderungscontrolling ist die permanente Überwachung und Überprüfung der offenen Posten. Die Möglichkeit zur täglichen Kontrolle sorgt für einen ständig aktualisierten Überblick über die Zahlungsmoral der Debitoren, über den aktuellen Forderungsbestand und dessen gegliederten Aufbau nach Stufen der Fälligkeitsüberschreitung, schützt vor uneinbringlichen Forderungsverlusten und bietet Zusatzdaten zu einer detaillierten Kundenbewertung. So ist es z.B. möglich, durch die Meldung der Überschreitung der Skontofälligkeit zu erkennen, dass ein Kunde von eventueller Zahlungsunfähigkeit bedroht ist - und dadurch können Sie rechtzeitig entsprechende Schritte zur Wahrung der eigenen Ansprüche einleiten.
Ein Highlight des Produkts liegt in der Fähigkeit, automatische Benachrichtigungen an einzelne Benutzer zu senden, sobald ein bestimmtes Ereignis eingetreten ist. Dies kann die Überschreitung einer bestimmten Überfälligkeit sein, der Ablauf der Skontofälligkeit oder auch die Tatsache, dass ein Lastschrifteinzug noch nicht durchgeführt wurde.
Die Meldung kann in Form einer Druckliste oder als Online-Information erfolgen, bei Einsatz der entsprechenden Module und Tools auch per Fax oder E-Mail.
Die Meldung kann in Form einer Druckliste oder als Online-Information erfolgen, bei Einsatz der entsprechenden Module und Tools auch per Fax oder E-Mail.

Kreditversicherung
Kreditversicherer setzen immer engere Kriterien, die eine Versicherung überhaupt erst ermöglichen. Genauso eng sind die Vorgaben für den Ablauf, bestimmte Termine müssen unbedingt eingehalten werden, damit die Versicherung tatsächlich wirksam wird. Daher können Sie diverse Auswertungen mit unterschiedlichen Zeitstaffeln und Vorgaben generieren, die parallel vom Programm verarbeitet werden. So definieren Sie neben der täglichen Fälligkeitsüberwachung zum Beispiel auch eine Terminwarnung für die rechtzeitige Meldung von Offenen Posten an die Warenkredit- Versicherung.

Factoring
Auch die Übergabe des Bonitäts- und Insolvenzrisikos an ein Factoring- Unternehmen ist ein Weg zur schnelleren Realisierung des Zahlungseingangs. Dabei ermöglicht die software-technische Entwicklung von Schnittstellen-Funktionen zur Übermittlung der Belege an die Factoring- Gesellschaft, an die Sie Ihre Außenstände abtreten, eine Rationalisierung und Beschleunigung der Abläufe.